POUR UNE MEILLEURE GESTION DE LEURS ARCHIVES, Les techniciens de l’Adecob, Apida et Ufec/Abc outillés

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POUR UNE MEILLEURE GESTION DE LEURS ARCHIVES,

Les techniciens de l’Adecob, Apida et Ufec/Abc outillés

La gestion des archives constitue le talon d’Achille pour bon nombres de structures publiques au Bénin. Alors, pour une gestion efficace et efficiente de leurs archives respectives, l’Association pour le Développement des Communes du Borgou (Adecob), l’ Association pour la promotion de l’Intercommunalité dans l’Alibori (Apida), et l’ Union des Femmes Elues Conseillères des départements de l’Alibori, du Borgou et des Collines (Ufec/Abc) se sont donné rendez-vous le mardi 11 juin dernier au siège de l’Ufec/Abc à Parakou à travers un atelier de restitution et de validation de l’état des lieux et de la stratégie de mise en place d’un système d’archivage et d’une base de données de gestion des connaissances suite à une étude réalisée par Care International Bénin-Togo et la Ddc. C’était en présence des personnes en charge des archives de ces trois associations et des différents partenaires techniques à travers Serge Camille Tonoukouin et Pélagie Tagali de la Ddc, Ali Yerima, Camille Dossou et Daniel Djodjouhouin de Care International Bénin-Togo.

Samira ZAKARI

Mettre en place un système de gestion des archives, de la documentation papier et électronique des informations et expériences produites par chacune des organisations que sont l’Adecob, l’Apida et l’Ufec Abc, tel est l’objectif d’un atelier organisé par Care International Bénin-Togo à travers son bras technique Ddc dans le cadre de son programme d’Appui au Secteur de la Gouvernance Locale (Asgol)3 le lundi 11 mai dernier au siège de lUfec/Abc à Parakou. Cet atelier fait suite à une collecte de données réalisée par la Consultante commise à cette tâche, Hermione Isabelle Dossou Kohi à la fin du dernier trimestre de 2018, pour apprécier l’état des lieux des archives des préfectures du Bénin et des 14 communes des départements du Borgou et de l’Alibori.
Les travaux de cet atelier ont été officiellement lancés le Chef Projet Ddc après les mots de bienvenue de la présidente de l’Ufec/Abc Viviane Tama.
La consultante, Hermione Isabelle Dossou Kohi, a, à son tour, présenté l’état des lieux fait au niveau des différentes associations pour ce qui est de la gestion des archives suite à ses investigations. A en croire la consultante, la situation n’est pas reluisante en ce qui concerne la gestion des documents produits ou reçus par ces structures. « Plusieurs problèmes, comme une mauvaise gestion et une mauvaise conservation des documents au niveau de ces différentes structures et l’absence de cadre adéquat pour la conservation des archives est à noter », a fait savoir Hermione Dossou Kohi.
Par conséquent, ensemble, des stratégies ont été peaufinées pour pallier à ces problèmes. Entre autres solutions, il y a l’élaboration d’un document de stratégie pour l’organisation des archives à savoir, un plan de classement et de gestion numérique et physique, la création d’une base de données pour faciliter la gestion des documents. Aussi, le personnel a été formé sur les méthodes et techniques d’organisation des archives et la gestion de la base de données. D’après la consultante, ce travail effectué qui sera soumis aux différents acteurs et partenaires permettra une meilleure organisation des archives ainsi que la gestion efficiente des connaissances au niveau de l’Ufec/Abc, l’Adécob et l’Apida.
Les participants ont été satisfaits de cette initiative du programme Asgol3 qui est venu renforcer leurs capacités en matière de techniques d’archivage. « Les archives sont effectivement mal gérées au niveau de nos différentes communes. Ce travail permettra donc une meilleure maîtrise de l’utilisation et la gestion des archives », a confié Garadima Moussa, l’un des participants représentant l’Adecob. Il espère également que les mesures proposées seront mises en application pour une meilleure conservation des documents.

Ce fut également l’occasion de présenter à l’assistance la nouvelle coordonnatrice de l’Ufec/ABC, Virginie Monra. Après les recommandations et les projections, les participants se sont séparé et désormais mieux aguerris pour bien gérer les archives de leur structure respective.

Quotidien Daabaaru, leader de la presse écrite dans le septentrion

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